Husleiefakturering

Husleiefakturering bør være en fast månedlig prosess, ikke en ny manuell oppgave ved hvert forfall. Utleier må kunne se hvilket krav som tilhører hvilket leieforhold, om det er betalt og hva som skal skje når betalingen mangler.

Fra kontrakt til avstemt innbetaling

En robust fakturaflyt består av mer enn å lage en PDF:

1. Hent avtalt beløp, forfallsdato og mottaker fra aktiv kontrakt.
2. Opprett kravet med KID eller en annen entydig referanse.
3. Send og loggfør tidspunkt, kanal og fakturagrunnlag.
4. Match innbetalingen mot riktig leietaker og periode.
5. Vis delbetaling, overbetaling og restanse som avvik.
6. Følg opp forfalte krav med en dokumentert rutine.
7. Overfør et avstembart grunnlag til regnskapet.

KID gir bedre matching, ikke automatisk riktig krav

KID reduserer behovet for å tolke fritekst i banktransaksjoner, men kvaliteten avhenger fortsatt av riktig kontrakt, beløp og periode. En løsning bør også håndtere betaling uten KID og gjøre det mulig å korrigere en feilmatch uten å miste historikken.

Husleieloven regulerer blant annet betaling, forfall og hvilke tillegg som kan kreves ved boligleie. Dersom et krav går videre til inkasso, må prosessen følge egne formkrav. Finanstilsynet opplyser at et inkassovarsel skal være skriftlig, sendes etter at opprinnelig krav er forfalt og gi minst 14 dagers betalingsfrist.

Spørsmål å stille før du velger løsning

• Opprettes husleien fra kontrakten, eller må beløpet tastes på nytt?
• Hvordan håndteres delbetaling og innbetaling uten riktig KID?
• Kan du se hele oppfølgingshistorikken per leietaker?
• Kan leietakerens innsigelse markeres og behandles særskilt?
• Kan data avstemmes og overføres videre til regnskap?
• Hvem har tilgang til betalings- og personopplysninger?

HILU er laget for å knytte krav, betaling og oppfølging til samme leieforhold. Les mer om husleiefaktura med KID og purring på husleie. Se utleieadministrasjon for hele arbeidsflyten.

Faglig grunnlag og avgrensning

Veiledningen er kontrollert mot husleieloven hos Lovdata og Finanstilsynets forbrukerinformasjon om inkasso. Satser og gebyrer kan endres, og må kontrolleres på handlingstidspunktet. Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.