Husleieinntekter per bygg blir lettere å følge når hver faktura og innbetaling kan knyttes til riktig eiendom, boenhet og leieforhold. En bankinnbetaling er ikke nødvendigvis betaling for denne månedens leie. Den kan dekke en eldre restanse eller flere perioder.
Start derfor med to oversikter: hva dere har krevd inn for perioden, og hva som faktisk er betalt. Bruk samme skjæringsdato i begge.
En månedsrapport med tall som kan forklares
Dette er et forenklet eksempel for et bygg med fire utleieenheter. Beløpene illustrerer oppfølging av leiekrav, ikke skattemessig resultat.
| Post i august | Beløp | Hva dere kontrollerer |
|---|---|---|
| Utestående krav ved månedens start | 4 000 kr | Stemmer mot forrige måneds restanseliste |
| Nye leiekrav i måneden | 48 000 kr | Stemmer med avtalene for aktive leieforhold |
| Krediteringer | −1 000 kr | Har en dokumentert årsak og riktig leietaker |
| Innbetalinger som er fordelt på krav | −46 000 kr | Kan spores til bank og til riktig krav |
| Utestående krav ved månedens slutt | 5 000 kr | Kan forklares med en liste over åpne krav |
Kontrollen er 4 000 + 48 000 − 1 000 − 46 000 = 5 000 kroner. Det er ikke nok at summen stemmer: de åpne kravene må også ligge på riktig leietaker. En betaling som er ført på feil leieforhold, kan skjule én restanse og skape en annen.
Skill mellom tomgang, restanse og feil
Tre avvik kan se like ut i banken, men krever ulike tiltak:
- Tomgang: En enhet er uten leietaker. Sammenlign kontraktsfestet leie med oversikten over ledige enheter.
- Restanse: Et gyldig krav er forfalt uten full betaling. Kontroller betalinger og eventuelle innsigelser før videre oppfølging.
- Ufordelt innbetaling: Pengene er kommet inn, men mangler sikker kobling til et krav. Undersøk referanse, avsender og beløp før leietakeren kontaktes.
Et depositum skal ikke blandes inn som ordinær husleieinnbetaling i denne oversikten. Hold også refusjoner og andre avtalte kostnader synlige som egne poster.
Slik lager dere rapporten uten parallelle lister
- Gi hvert bygg og hver enhet en stabil identifikator.
- Knytt leieforholdet til enheten med riktig start- og sluttdato.
- Kontroller månedens leiekrav mot avtalene.
- Fordel innbetalingene på krav før restanselisten vurderes.
- Noter hvem som følger opp hvert avvik og når det skal avklares.
Ved flytting mellom bygg bør dere bevare historikken. Å endre navn på en gammel enhet er ikke en god erstatning for å registrere et nytt leieforhold.
Hva rapporten ikke forteller
Et bygg med høye innbetalinger er ikke nødvendigvis det mest lønnsomme. Vedlikehold, finansiering, tomgang og andre kostnader må vurderes separat. Rapporten over leiekrav er først og fremst et verktøy for betalingsoppfølging og kontroll.
Les mer om betalingsoppfølging av husleie og husleiefakturering. Vil dere samle oppfølgingen av flere enheter, kan dere beskrive behovet for HILU.