En leietaker kan ha betalt uten at riktig krav er lukket. Derfor bør betalingsstatus per leietaker vise mer enn en grønn eller rød markering. Den må forklare hvilket krav, hvilken periode og hvilken registrert betaling markeringen gjelder.
Start med kontrakt og periode
Knytt kravene til riktig leieforhold, enhet og selskap. Samme person kan leie både bolig og parkering, og én innbetaling kan gjelde flere perioder. En oversikt over bare navnet og samlet saldo kan skjule at en gammel periode er ubetalt mens en ny er betalt på forskudd.
Vis minst kravnummer, periode, opprinnelig beløp, forfall, registrerte betalinger og gjenstående beløp. Ta med tidspunktet banken sist ble kontrollert. «Ikke registrert betalt» er mer presist enn «ikke betalt» når bankgrunnlaget ikke er oppdatert.
Eksempel: delbetaling er ikke et nytt leiekrav
Husleien er 12 000 kroner. En innbetaling på 8 000 kroner er bekreftet mot riktig krav. Da er restbeløpet 4 000 kroner, ikke et nytt krav på 12 000. Hvis ytterligere 4 000 kroner står ufordelt i banken, bør ansvarlig undersøke betalingen før videre oppfølging.
| Status | Neste handling |
|---|---|
| Betalt og avstemt | Lukk oppfølgingen for kravet |
| Delbetalt | Vis restbeløp og registrert dialog |
| Ufordelt innbetaling | Undersøk referanse, betaler og periode |
| Bestridt krav | Skill uenigheten fra vanlig betalingsoppfølging |
En lovet betaling er en avtaleopplysning, ikke en mottatt betaling. Registrer den separat med dato og ansvarlig, slik at lovnaden ikke endrer bankstatus.
Kontroller før noen tar kontakt
Se etter kreditnota, nylig mottatt betaling og åpne avklaringer. En oppfølging som overser dette, skaper merarbeid for både utleier og leietaker. Bruk en felles historikk fremfor private notater som neste medarbeider ikke finner.
Guiden til purring uten manuelle lister går videre med arbeidsfordelingen. Frister og rettslige skritt må vurderes særskilt; en fargekode avgjør ikke hva dere kan sende.
Test oversikten med tre faktiske situasjoner
Velg én delbetaling, én betaling uten referanse og ett avsluttet leieforhold. Kan forvalteren forklare saldoen uten å åpne tre forskjellige regneark? Det er en bedre kvalitetstest enn antall felter i dashbordet.
Se husleiefakturering for kravgrunnlaget og utleieadministrasjon for den samlede arbeidsflyten.
Når dere også vil forstå kostnadene bak hvert bygg, bruk guiden til fordeling av leverandørfakturaer på flere eiendommer.